Politique de confidentialité de Solutions Protech & Protech plus
Chez Solutions Protech et Protech plus (« Protech »), nous respectons la vie privée des personnes dans tous les aspects des activités de notre entreprise. Nous avons pris l’engagement il y a longtemps de protéger les renseignements personnels des chercheurs d’emploi dans le cadre de la prestation de nos services à nos clients. Vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués par Protech conformément à la présente Politique de confidentialité uniquement.
POURQUOI RECUEILLONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
À titre de chercheur d’emploi utilisant les services de Protech, vous devez fournir une certaine quantité de renseignements afin que nous puissions vous offrir le meilleur service possible. En plus de vos coordonnées, de votre curriculum vitæ et d’une description du type de travail que vous recherchez, votre dossier peut comporter les éléments suivants :
- nos notes d’entrevue ;
- des renseignements obtenus grâce à la vérification des références et des antécédents ;
- vos résultats académiques ;
- des lettres de recommandation, et ;
- vos résultats à des tests de compétences.
Dans le cadre du placement de personnel temporaire, nous avons également besoin de vos coordonnées bancaires, retenues d’impôt et indemnités de vacances pour fournir des services de paie. Nous utilisons vos informations pour :
- comprendre vos compétences, vos besoins et vos préférences ;
- trouver les meilleures opportunités d’emploi qui vous donneront la satisfaction professionnelle que vous recherchez ;
- répondre aux demandes d’informations de nos clients sur les candidats à un emploi ;
- fournir des formations ou des services de transition de carrière appropriés ;
- évaluer et développer nos activités et nos opérations pour mieux servir les chercheurs d’emploi et nos clients, et ;
- Mettre à votre disposition les services de paie et autres fonctions RH dans le cadre des arrangements de placement de personnel temporaire.
Protech ne recueille jamais plus de renseignements personnels que nécessaire pour atteindre ces objectifs, à moins que le client ne le demande et que le chercheur d’emploi n’y consente.
QUAND DIVULGUONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET À QUI ?
Jamais nous n’échangeons, louons ou vendons vos renseignements personnels à des sociétés externes. Vos renseignements personnels ne sont divulgués qu’à des fins commerciales légitimes ou lorsque cela est nécessaire pour répondre aux exigences légales et réglementaires, par exemple, pour se conformer à une ordonnance d’un tribunal.
Dans le cours normal de nos activités, nous divulguons vos renseignements personnels à nos clients lorsque nous estimons qu’il existe un potentiel de placement. En tant que chercheur d’emploi, vous comptez sur nous pour partager ces renseignements. Nous ne fournissons vos renseignements personnels aux employeurs que s’il existe un poste qui vous convient, et nous ne fournissons que les renseignements requis et demandés pour prendre une décision éclairée concernant un candidat.
Nous pouvons partager des renseignements que nous utilisons pour fournir des services complets de dotation en personnel avec nos sociétés affiliées, partenaires, entrepreneurs ou autres entreprises (collectivement les « représentants »). Cependant, nous ne divulguons que des renseignements limités requis pour la fonction qui sera exécutée par le représentant en notre nom. Nous veillons également à ce que chaque contrat que nous concluons avec un représentant énonce clairement l’obligation du représentant à protéger vos renseignements personnels et à respecter les principes de confidentialité.
Voici quelques exemples d’entreprises avec lesquelles nous partageons vos renseignements personnels limités :
- organisations qui effectuent des vérifications des antécédents, y compris des vérifications criminelles, pédagogiques et de crédit, selon les exigences du client, et ;
- centres de test des employés.
AVEZ-VOUS CONSENTI?
Le fait que vous ayez pris connaissance de la présente politique, que vous ayez recours à nos services et que vous nous avez fourni vos renseignements personnels signifie pour nous que vous avez consenti à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels tel que décrit dans la présente politique.
Dans la mesure du possible et lorsque cela est nécessaire, nous obtenons votre consentement explicite pour des utilisations et des divulgations particulières. Par exemple, nous obtenons votre consentement explicite écrit avant de divulguer vos renseignements à un tiers qui vérifie les antécédents des employés potentiels.
Nous considérons avoir obtenu votre consentement lorsque nous utilisons vos informations personnelles à des fins que nous estimons évidentes. Par exemple, si vous inscrivez les noms et numéros de téléphone de vos anciens employeurs sur votre curriculum vitae à des fins de vérification des références, nous ne demanderons pas votre consentement explicite avant de vérifier ces références.
COMBIEN DE TEMPS VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS CONSERVÉS ?
Nous conservons vos renseignements tant que vous utilisez nos services de placement, ou plus longtemps si la loi l’exige. Pour les travailleurs temporaires, cela signifie que nous conservons tous vos renseignements tant que vous restez sur notre liste de paie, et pendant six ans par la suite. Pour les placements permanents, nous conservons vos renseignements pendant un an après que vous ayez accepté un poste permanent.
COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous avons mis en place des procédures et des politiques pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, en format papier et électronique. Par exemple, nous exigeons ce qui suit :
- Les employés de Protech doivent utiliser une carte de sécurité pour accéder à nos installations et tous les autres visiteurs doivent signer un registre à leur entrée et être en tout temps accompagnés par une personne autorisée. Les classeurs doivent être verrouillés en tout temps.
- L’accès aux fichiers, en format électronique et papier, doit être limité au besoin d’en connaître le contenu selon la fonction professionnelle.
- Les critères de sélection des mots de passe et l’authentification multifacteur rendent l’accès non autorisé plus difficile.
- Des formations sur l’importance de la protection de la vie privée et de la sécurité sont dispensées régulièrement au personnel.
Sur notre site Web, vous pouvez poser des questions sur nos services et fournir des renseignements sur vous-même, comme votre CV. Pour sécuriser le transfert de ces renseignements personnels, Protech a obtenu un certificat de serveur SSL (couche de sockets sécurisés). Ainsi, les renseignements personnels saisis sur notre site sont collectés au sein d’une page sécurisée, de sorte qu’ils sont cryptés lors de leur transfert vers un serveur Protech protégé par mot de passe équipé d’un pare-feu d’entreprise. Si vous nous fournissez des renseignements personnels par courriel non crypté, vous devez être conscient des risques inhérents d’interception sur lesquels nous n’avons aucun contrôle.
COMMENT POUVEZ-VOUS ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET VÉRIFIER LEUR EXACTITUDE ?
Protech s’appuie sur les renseignements que vous fournissez, ainsi que sur des tiers tels que ceux qui fournissent des références, des établissements d’enseignement ou ceux qui effectuent des vérifications d’antécédents. Vous pouvez en tout temps faire une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels. Sur paiement de frais administratif minime, nous vous fournirons une copie des renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Protech s’efforce de conserver des dossiers exacts de vos renseignements personnels, mais cela ne peut être réalisé sans votre aide. Dans cet effort continu, nous vous demandons de nous fournir vos renseignements les plus à jour. Écrivez à l’adresse ci-dessous et faites-nous part de tout renseignement personnel que vous nous avez fourni dans le passé qui est incomplet, inexact ou qui n’est plus pertinent. Nous nous ferons un plaisir d’apporter les modifications appropriées.
CONTACTEZ-NOUS SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS OU DES PRÉOCCUPATIONS
Protech assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille. Si vous avez des préoccupations au sujet de cette politique, ou si vous estimez que Protech ne la respecte pas, veuillez écrire à :
Responsable de la protection de la vie privée
Solutions Protech
17775 Rue des Gouverneurs, bureau 202
Mirabel (QC)
J7J 0T9
Stephanie Rochefort
[email protected]